Privacyverklaring Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers

Informatieplicht :  De  Nederlandse  Vereniging van Cichlidenliefhebbers,  hierna te  noemen 'de vereniging', heeft  conform  de  Algemene  Verordening  Gegevensbescherming  (AVG)  een  informatieplicht  naar  haar leden  en  de  bezoekers  van  de  website NVCweb.nl.  De  vereniging  is  verplicht  de  hiervoor  genoemde betrokkenen   te   informeren   over   de   manier   waarop   zij   omgaat  met   hun   persoonsgegevens.   Deze informatie wordt beschikbaar gesteld via deze privacyverklaring.
 
• Ledenadministratie - Vreugd Software : Als u lid  wordt van de vereniging komen uw p ersoonsgegevens middels  het  inschrijfformulier  terecht  bij  de  verwerkers-verantwoordelijke;  dit  is  de  ledenadministratie (één  persoon).  Uw  voor - en  achternaam,  geboortedatum,  adres,  telefoonnummer  (optioneel),  e-mailadres,  lidnummer  en  IBAN  bankrekeningnummer  worden  opgenomen  in  de  ledenlijst  van  de vereniging. Dit is de centrale plaats waar uw persoons gegevens worden beheerd en verwerkt. Alleen de verwerkersverantwoordelijke  heeft  toegang  tot  deze  gegevens.  Voor  de  ledenlijst  maakt  de  vereniging gebruik van software  van verwerker Vreugd Software*. Het bijhouden van een ledenlijst heeft  als doel de  rechten  en  plichten  die  behoren  tot  de  verbintenis  die  lid  en  vereniging  zijn  aangegaan  te  kunnen nakomen. De vereniging bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens in of middels de ledenlijst vanaf het moment dat u lid bent van de vereniging tot het moment dat uw lidmaatschap is beëindigd.
 
• Wanbetaler - DAS incassobureau : Als lid van de vereniging bent u contributieplichtig. U betaalt de vereniging jaarlijks een door de algemene ledenvergadering vastgesteld bedrag aan contributie. Indien u uw   lidmaatschap   niet   heeft   beëindigd   en   uw   contributie   niet   betaald   wordt   u   aangemerkt   als wanbetaler.  In  zo'n  geval  kan  de  verwerkersverantwoordelijke  ervoor  kiezen  uw  voor- en  achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer (indien beschikbaar), e-mailadres en inschrijfformulier door te geven  aan  verwerker  DAS  incassobureau*.  Deze  verwerking  heeft  als  doel  wanbetalers  aan  hun contributie plicht  te  laten  voldoen. De  verwerker ontvangt,  bewaart  en verwerkt  uw  persoonsgegevens alleen als u door de vereniging als wanbetaler wordt aangemerkt en de vereniging besluit daarvoor een incassobureau in te schakelen. Uw persoonsgegevens worden door de vereniging op deze wijze bewaard en  verwerkt  vanaf  het  moment  dat  zij  besluit  een  incassobureau  in  te  schakelen  tot  het  moment  dat deze procedure is afgerond.
 
• Periodiek Cichlidae - Drukkerij Weissenbach : Als lid van de vereniging heeft u recht op het ontvangen van het verenigingsperiodiek Cichlidae. De verwerkersverantwoordelijke geeft uw voor - en achternaam en  adres  door  aan  verwerker  Drukkerij  Weissenbach*.  Deze  verwerking  heeft  als  doel  leden  van  de vereniging het periodiek Cichlidae te laten ontvangen. De verwerker ontvangt, bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens voor iedere uitgebrachte aflevering van betreffend periodiek. Uw persoonsgegevens worden door de verwerker na elke verzending vernietigd.
 
• Nieuwsbrief - Mailchimp** :  Als lid van de vereniging kunt u aan geven of u de NVC  nieuwsbrief wil ontvangen. U kunt uw voorkeur op ieder moment wijzigen zonder dat dit effect heeft op (de voortgang van) uw   lidmaatschap.   Ook   niet-leden   kunnen   zich   aanmelden   voor   (een   niet-leden   versie   van)   de nieuwsbrief.   Voor   leden   die   zich   voor   de   nieuwsbrief   hebben   aangemeld   geeft   de   verwerkersverantwoordelijke  uw  e-mailadres  door  aan  de  auteur  van  de  nieuwsbrief  (verwerker).  De  verwerker 
wordt  zelf  verwerkersverantwoordelijke  omdat  de  auteur  van  de  nieuwsbrief  gebruik  maakt  van Mailchimp*  voor  het  versturen  van  de  nieuwsbrief. Mailchimp  verzamelt anoniem  gegevens over  het gebruik  (openen,  aanklikken  linkjes)  van  via  haar  verstuurde  berichten en  geeft  de  auteur  toegang  tot deze  statistieken. Voor  beide  stappen  (van  ledenadministratie  naar  auteur  en  van  auteur  naar  Mailchimp) heeft de vereniging verwerkingsovereenkomsten afgesloten. Deze verwerkingen hebben als doel leden van de vereniging de nieuwsbrief toe te sturen. Uw persoonsgegeven s worden door de verwerker bewaard en verwerkt vanaf het moment dat u heeft aangegeven de nieuwsbrief te willen ontvangen tot het  moment  wanneer  uw  lidmaatschap  is  beëindigd  (desgewenst  kunt  u  zich,  als  niet-lid,  opnieuw aanmelden voor de nieuwsbrief) of u zich heeft  afgemeld als ontvang er van de nieuwsbrief. Niet-leden kunnen zich via de verenigingswebsite NVCweb.nl aanmelden voor de nieuwsbrief en komen dan direct terecht bij de auteur van de nieuwsbrief. De ledenadministratie ontvangt uw e - mailadres niet.​
 
• NVCweb  - Feka:  Als lid van de vereniging heeft u recht op toegang tot het afgeschermde ledengedeelte van   de  verenenigingswebsite NVCweb.nl.De  verwerkersverantwoordelijke   geeft   uw   voor- en achternaam, e-mailadres en lidnummer door aan de webcoördinator* (verwerker) van de website (één persoon).  Deze  verwerking  heeft  als  doel  u,  als  lid  van  de  vereniging,  toegang  te  geven  tot  het afgeschermde  ledengedeelte  van  NVCweb  en  u  te  helpen  indien  zich  inlogproblemen  voordoen.  Deze persoonsgegevens, inclusief uw gebruikersnaam, worden door de verwerker bewaard en verwerkt vanaf het moment dat u lid bent van de vereniging tot het moment dat uw lidmaatschap is beëindigd.
 
• Google Analytics** : De vereniging verzamelt met behulp van Google Analytics* gegevens die inzicht geven in het gebruik van d e website NVCweb.nl. Alleen de webcoördinator heeft toegang tot de hieruit op  te  maken  resultaten. De  verzamelde  gegevens worden  niet  gebruikt  voor  advertentiedoeleinden (zoals  retargeting  via  social  media  of  het  Google  Display  Network),  de  vereniging  deelt  in  geen  geval gegevens  met  derden  (inclusief  Google)  en  de  gegevens  worden geanonimiseerd verwerkt  (er  worden 
geen IP - adressen verzameld) en niet door de vereniging opgeslagen. 
* Met alle bovengenoemde verwerkers heeft de verwerkersverantwoordelijke van de vereniging een aantal  onderwerpen  vastgelegd  in  een  schriftelijke   overeenkomst,   de   zogenoemde  verwerkingsovereenkomst (artikel 28, lid 3 van de AVG).
** Mailchimp en Google Analytics zijn internationale bedrijven die voor de verwerking van persoonsgegevens van de vereniging, mogelijk, gebruik maken van niet-Nederlandse servers.
 
Beeldmateriaal :  De vereniging maakt soms foto's en/of video's op door haar georganiseerde of bezochte bijeenkomsten. Deze verwerking heeft als doel dit beeldmateriaal in te zetten als promotiemateriaal voor de  vereniging.  Het  kan  voorkomen  dat  deze foto's  en/of  video's,  naast  algemene  gegevens,  soms  als bijzondere gegevens moeten worden aangemerkt. Dit is het geval wanneer expliciet van één persoon een foto wordt  gemaakt waarvan (uit  bijgevoegde  tekst) duidelijk valt op te maken wie  het betreft . Denk bijvoorbeeld aan een foto van een spreker, die een voordracht houdt voor een aantal leden. Beeldmateriaal dat  expliciet ter identificatie  van  een  persoon  kan  worden gebruikt (de  hiervoor  genoemde bijzondere persoonsgegevens)  worden  alleen  door  de  vereniging  gemaakt  nadat  zij  hiervoor  toestemming  heeft gevraagd  van  de  daarop  te  herkennen  persoon  of  personen. Deze  personen kunnen  hun  afgegeven  toestemming op ieder moment intrekken, zodat de vereniging het beeldmateriaal niet langer  zal gebruiken.
 
Contactformulier : Als  u  een  contactformulier  op  de  website www.NVCweb.nl invult ,  of  ons  een  e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toest uurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. 
 
Toestemming : Door het invullen en indienen van het inschrijfformulier pleegt u een actieve handeling met een  specifiek  doel;  lid  worden  van  de  Nederlandse  Vereniging  van  Cichlidenliefhebbers. U  maakt  deze keuze vrijelijk en geïnformeerd over de rechten en plichten die tot een dergelijke status behoren. Vanaf 25 mei 2018 dient u op het inschrijfformulier apart toestemming te geven indien u de NVC nieuwsbrief wenst te  ontvangen.  U  kunt  u  hier  op  ieder  gegeven  moment  voor  aan- of  afmelding  onderaan  de  nieuwsbrief 
zelf   of   via   nieuwsbrief@nvcweb.nl   zonder dat   dit   invloed   heeft   op   (de   voortgang   van)   uw   NVC lidmaatschap.  Kinderen  jonger  dan  16  jaar  oud  moeten  toestemming  hebben  van  een  persoon  die  de ouderlijke  verantwoordelijkheid  draagt  alvorens  zij  kunnen  instemmen  met  het  verwerken  van  hun persoonsgegevens door de vereniging.
 
Geen  toestemming: Als  u  de  vereniging  geen  toestemming  geeft  tot  het  verwerken  van  uw  persoonsgegevens  kunt  u  geen  lid  worden  van  de  vereniging.  Wanneer  u  als  lid  van  de  vereniging uw  afgegeven toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken geheel of gedeeltelijk intrekt kan dit betekenen dat u  niet  langer  het  periodiek  Cichlidae  en  de  nieuwsbrief  ontvangt,  en  niet  langer  toegang  heeft  tot  (het ledengedeelte   van)   NVCweb.   Let   op,   het   intrekken   van   deze toestemming   betekent   niet   dat   uw 
lidmaatschap eindigt  en u niet  langer contributieplichtig bent. Conform het verenigingsrecht (boek  2 van het burgerlijk wetboek)   bent   u   zelf   verantwoordelijk   voor   het   opzeggen   van   uw   lidmaatschap (jaarverplichting). De vereniging hanteert volgens haar statuten als boekjaar het kalenderjaar en een opzegtermijn van één maand (u dient uw lidmaatschap bij de ledenadministratie voor 1 december op te zeggen als u het komende jaar niet langer lid wenst te blijven van de vereniging).

 
Verantwoordingsplicht: De vereniging heeft een verantwoordingsplicht. Indien noodzakelijk moet de vereniging kunnen aantonen dat u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Om aan deze regelgeving te kunnen voldoen bewaart de vereniging inschrijfformulieren (zie toestemming) van leden vanaf het moment dat u zich inschrijft als lid van de vereniging tot uiterlijk acht weken na het beëindigen van het lidmaatschap via de door de vereniging vastgestelde opzegtermijn. Ook brengt de vereniging alle gevensverwerkingen in kaart. De vereniging documenteert welke persoonsgegevens zij verwerkt, met welk doel zij dit doet, waar deze gegevens vandaan komen en met wie zij ze
deelt. Dit houdt zij bij in een register van verwerkingsactiviteiten. Naast de verantwoordingsplicht is dit register ook nodig als betrokkenen hun privacyrechten (zie rechten van betrokkene) uitoefenen. De vereniging maakt geen profielen van betrokkenen en maakt geen gebruik van gekoppelde systemen, geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen kunnen hebben, openbare bronnen en/of van derden verkregen gegevens.
 
Datalekken: Bij een datalek gaat het om toegang tot of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens bij een organisatie zonder dat dit de bedoeling is van deze organisatie. Mocht zich, ondanks de daarvoor noodzakelijk geachte getroffen voorzorgmaatregelen, een ernstig datalek voordoen dan zal de vereniging hiervan melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen informeren. De vereniging houdt een verwerkingsregister bij (zie verantwoordingsplicht) en verleent de Autoriteit Persoonsgegevens na een datalek toegang tot deze documenten zodat zij kan controleren of de vereniging aan haar meldplicht heeft voldaan.
 
Wijzigingen privacyverklaring: Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent. Bij belangrijke wijzigingen zal de vereniging haar leden hierover zo goed als mogelijk informeren door gebruik te maken van haar nieuwsbrief en/of periodiek. 
 
Rechten van betrokkene: U heeft het recht uwafgegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op ieder moment in te trekken. Tevens kunt u ten allen tijde verzoeken omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens indienen, dataportabiliteit plegen, of de vereniging vragen stellen over haar privacybeleid en de verwerking van uw persoonsgegevens. U heeft het recht op vergetelheid, in een aantal gevallen moet de vereniging iemands persoonsgegevens wissen. Dit recht geldt niet als de vereniging wettelijk verplicht is om bepaalde gegevens te verwerken.
 
Inroepen rechten van betrokkene: U kunt de in bovenstaande genoemde 'Rechten van Betrokkene' ten alle tijden inroepen door contact op te nemen met de vereniging via onderstaande contactgegevens of het verzenden van een e-mail naar privacyverklaring@nvcweb.nl
 
Klachtrecht van betrokkene: Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens.
 
Contactgegevens: De vereniging draagt de naam: Nederlandse Vereniging van Cichlidenliefhebbers, verkorte naam: N.V.C. Zij heeft haar zetel te Utrecht en is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 40478362. Het doel van de vereniging is de aquaristische en wetenschappelijke kennis betreffende de vissen van de familie Cichlidae aan te vullen en te verbreiden (statuten, artikel 3; lid 1). De verwerkersverantwoordelijke (ledenadministratie) is gevestigd in Sneek, Nederland, en bereikbaar via e-mail op het hierna te noemen adres: ledenadministratie@nvcweb.nl.
NVC-type: